英語メールの書き出しと件名の書き方｜そのまま使える例文集

英語でメールを書こうとして、1行目で30分止まる。

本文はなんとかなる気がするのに、件名と書き出しだけがどうしても決まらない。

わたしはアメリカのカリフォルニアに住んでいて、日常の英語はアメリカ人パートナーと話しています。日本から届く英語メールを読む機会も、こちらから出す機会もあります。

そこで感じるのは、英語のメールで大事なのは丁寧さよりも「用件がすぐわかること」だということです。

この記事では、件名・宛名・書き出し・結びを、そのまま使える形でまとめます。

英語メールは、件名・宛名・書き出し・本題・結びの5つでできている

結論から書きます。

英語のメールは型がはっきりしているので、迷う場所は5か所しかありません。そこだけ用意しておけば、毎回ゼロから考える必要がなくなります。

• 件名（Subject）
• 宛名（Dear Mr. Smith,）
• 書き出しの1文
• 本題
• 結び＋署名

日本語のメールにある「いつもお世話になっております」にあたる決まり文句は、英語にはありません。そこを訳そうとして手が止まる人がとても多いです。

件名の書き方｜名詞で短く、用件を先に置く

件名は文にしません。名詞のかたまりで、何の件かがひと目でわかる形にします。

そのまま使える件名の型

• Question about the invoice（請求書についての質問）
• Request for a meeting on May 10（5月10日の打ち合わせのお願い）
• Inquiry about your products（製品についてのお問い合わせ）
• Follow-up on our call（お電話の件のご確認）
• Application for the marketing position（マーケティング職への応募）
• Schedule change for Friday（金曜の予定変更）

共通しているのは、「何について」が最初の3語で終わっていることです。

避けたほうがいい件名

• Hello / Hi（用件がまったくわからない）
• Question（何の質問か不明）
• 件名なし（迷惑メール扱いされやすい）
• Urgent!!! のように感嘆符を重ねる
• 本文をそのまま入れた長い文

返信するときは、相手の件名に Re: がついた形をそのまま残します。話題が変わったときだけ、新しい件名に書き換えます。

宛名の書き方｜Dear・Hi・Hello の使い分け

宛名は、相手との距離で3段階に分けます。

初めての相手・目上・社外＝Dear + 敬称 + 姓

• Dear Mr. Smith,（男性）
• Dear Ms. Brown,（女性。Miss / Mrs. は既婚未婚を示すため、迷ったら Ms.）
• Dear Dr. Lee,（医師・博士）
• Dear Professor Davis,（大学教員）

ファーストネームではなく姓につけます。Dear Mr. John のように名前につけるのは誤りです。

すでにやり取りがある相手＝Dear + ファーストネーム

相手が署名でファーストネームを使ってきたら、こちらも Dear John, に切り替えて構いません。

相手の署名の書き方に合わせるのが、いちばん外しにくいやり方です。

社内・親しい相手＝Hi / Hello + ファーストネーム

Hi John, は、英語圏の職場ではごく普通に使われます。くだけすぎということはありません。

Hello John, は Hi よりわずかに固い印象です。どちらを使っても問題になることはまずありません。

相手の名前がわからないとき

• Dear Hiring Manager,（採用担当者あて）
• Dear Customer Support Team,（部署あて）
• To Whom It May Concern,（宛先が特定できない場合。かなり固い）

To Whom It May Concern, は形式的で距離のある表現なので、担当部署がわかるなら部署名を書くほうが読まれやすいです。

書き出しの1文｜目的別にパターンで選ぶ

宛名のあと、本題に入る前の1文です。ここも型で決まっています。

初めて連絡するとき

• My name is Taro Tanaka, and I work for ABC Corporation.（自己紹介）
• I am writing to ask about your online course.（用件を先に言う）
• I am contacting you regarding the order I placed on May 1.（件を特定する）

I am writing to … は、用件をひと言で言い切る型です。これ1つ覚えておけば、たいていの場面で使えます。

返信するとき

• Thank you for your email.（ご連絡ありがとうございます）
• Thank you for getting back to me.（お返事ありがとうございます）
• Thank you for your quick reply.（早々のお返事ありがとうございます）

日本語の「お世話になっております」に一番近い働きをするのが、この Thank you for … です。

久しぶりに連絡するとき

• I hope you are doing well.（お元気でお過ごしでしょうか）
• It has been a while since we last talked.（ご無沙汰しております）
• I hope this email finds you well.（やや固い定型）

I hope this email finds you well. は型として広く使われますが、やや形式的です。social な関係があるなら I hope you are doing well. のほうが自然に響きます。

お詫び・催促・依頼

• I am sorry for the late reply.（返信が遅くなり申し訳ありません）
• I am just following up on my previous email.（前回のメールの件、確認させてください）
• I would appreciate it if you could send me the file.（ファイルを送っていただけると助かります）
• Could you please let me know your availability?（ご都合を教えていただけますか）

催促は、責める言い方をしないのがコツです。following up という言い方なら、相手を非難せずに確認できます。

結びと署名｜相手との距離に合わせて選ぶ

結びの決まり文句

• Best regards,（もっとも使いやすい。社外・初対面でも可）
• Kind regards,（Best regards と同程度。イギリス系でよく見る）
• Sincerely,（固い。応募書類や公式文書向き）
• Thanks,（社内・親しい相手）
• Best,（社内・親しい相手。短い）

迷ったら Best regards, を選べば、失礼になる場面はほとんどありません。

結びの前に置く1文

• I look forward to hearing from you.（お返事お待ちしております）
• Please let me know if you have any questions.（ご不明な点がありましたらお知らせください）
• Thank you for your time.（お時間をいただきありがとうございます）

署名

名前、役職、会社名、連絡先の順に並べます。日本語の署名のように長くする必要はありません。

名前はファーストネーム→姓の順で書きます。姓を大文字にする書き方（TANAKA Taro）は、日本語話者どうしでは通じますが、英語圏では一般的ではありません。

日本語の感覚のまま書くと誤解される表現

直訳すると意味がずれる、あるいはきつく響く表現があります。

• Please do it.（「やってください」ではなく命令に近い。Could you … ? にする）
• I want you to send it.（要求が直接的すぎる。I would appreciate it if … にする）
• Please reply soon.（急かす響き。by Friday のように期限を書く）
• Dear Mr. Taro（敬称は姓につける）
• 感嘆符の多用（Thank you!!! は感情的に見える）

Please をつければ丁寧になる、というのは日本語話者によくある思い込みです。Please + 命令形は、丁寧というより「指示」に聞こえます。

そのまま使える英語メールの全文例

初めての問い合わせ

Subject: Inquiry about your online course

Dear Customer Support Team,

My name is Taro Tanaka, and I am interested in your online English course.

I am writing to ask whether the course is available for students outside the United States.

I would appreciate it if you could send me more information.

Thank you for your time.

Best regards,
Taro Tanaka

日程調整の返信

Subject: Re: Request for a meeting on May 10

Hi John,

Thank you for your email.

Unfortunately, I am not available on May 10. Would May 12 or May 13 work for you?

Please let me know which day is better.

Best regards,
Taro

英語メールについてよくある質問

宛名のあとはコンマですか、コロンですか

ふつうのビジネスメールではコンマ（Dear Mr. Smith,）で問題ありません。コロン（Dear Mr. Smith:）は、アメリカの正式な文書で使われる固い形です。

本文は何行くらいが適切ですか

短いほど読まれます。1段落は2〜3文までにして、段落のあいだを1行あけると読みやすくなります。

用件が複数あるときは、箇条書きにしてしまうほうが親切です。

Ms. と Mrs. はどう使い分けますか

Mrs. は既婚であることを示す敬称です。相手が自分で Mrs. を使っている場合を除き、Ms. を使うのが無難です。

相手が男性か女性かわからないときは

敬称を省いて、Dear Alex Smith, のようにフルネームで書きます。これなら間違えることがありません。

まとめ｜英語メールは、型を先に用意しておく

• 件名は名詞で短く。最初の3語で用件がわかる形に
• 宛名は相手との距離で3段階。迷ったら相手の署名に合わせる
• 敬称は姓につける。迷ったら Ms.
• 書き出しは I am writing to … と Thank you for … の2つで足りる
• 結びは Best regards, を基本にする
• Please + 命令形は指示に聞こえる。Could you …? に変える

まずはこの記事の全文例を1つコピーして、自分の用件に置き換えるところから始めてみてください。